Rekisteri- ja tietosuojaseloste / Itsetuntemusryhmät

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

Rekisterinpitäjä: Maria Akatemia ry

Yhteystiedot: Fredrikinkatu 29 A 3. krs, 00120 Helsinki, puh 09 7562 2250

Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Sari Nyberg

Rekisterin nimi: Maria Akatemia ry:n itsetuntemusryhmiin osallistuvilta kerätyt henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

  • Ryhmän hakulomakkeeseen hakevalta kysytään nimi, puhelinnumero, kotipaikkakunta ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Kartoittavissa yksilökeskusteluissa kerätään/tarkennetaan (mikäli tiedot tai osa tiedoista on annettu jo hakulomakkeella) seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ikä, perhemuoto. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Vertaisryhmiin osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista.

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon. Ikä- ja kotipaikkakuntatietoja voidaan käyttää tutkimusaineistona sekä rahoittajalle raportoinnissa.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ellei kyse ole ihmiseen kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä. Asiakkailta kyselylomakkeiden avulla kertynyttä taustatietoa voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille tutkijoille, jotka ovat saaneet tutkimusluvan aineiston käyttöön Maria Akatemia ry:ltä. Tutkijoille ei kuitenkaan luovuteta sähköpostiosoitteita eikä nimiä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisesti sähköisesti salasanojen tai manuaalisesti lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

  • Itsetuntemusryhmien asiakkaiden henkilö- ja asiakastiedot säilytetään ja arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
  • Itsearviointiin osallistuneiden antama tieto (kerätty anonyymisti) säilytetään Maria Akatemia ry:n toimitiloissa lukkojen takana, ja jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

Tiedot päivitetty 20.9.2019.