Läheisenä työelämässä -hankkeen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste / Läheisenä työelämässä
Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin kerätään tietoa Läheisenä työelämässä -hankkeeseen osallistuvilta. Hankkeen tavoitteena on tukea 40–65-vuotiaita työssäkäyviä henkilöitä, jotka pitävät työn ohella huolta läheisestään. Toimintamuotoina ovat kartoittavat yksilötapaamiset ja ammatillisesti ohjatut vertaisryhmät. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja kehittämiseen sekä jatkopoluille ohjaamiseen. Muuta kerättyä tietoa käytetään anonyymisti tulosten ja vaikutusten osoittamiseen rahoittajalle sekä tutkimuskäyttöön.
Rekisterinpitäjä: Maria Akatemia ry
Yhteystiedot: Malmin raitti 17 B 2. krs, 00700 Helsinki, puh 09 7562 2250
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Sari Nyberg
Rekisterin nimi: Maria Akatemia ry:n Läheisenä työelämässä -hankkeen toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot
Rekisterin tietosisältö
Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:
- Yhteydenottolomakkeen yhteydessä kysytään henkilötietona nimi ja sähköpostiosoite. Lisäksi pakollisena kenttänä on viesti, jossa kuvataan yhteydenoton syytä.
- Kartoittaviin yksilökeskusteluihin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite, ikä ja puhelinnumero.
- Kartoittavissa yksilökeskusteluissa kerätään/tarkennetaan (mikäli tiedot tai osa tiedoista on annettu jo yhteydenottovaiheessa) seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ikä, siviilisääty, sukupuoli, perhemuoto, hoivamuoto ja työelämästatus. Tapaamisista kirjataan lyhyt yhteenveto, josta ilmenee tapaamispäivämäärät sekä ohjautuminen ryhmätoimintaan tai mahdollinen palveluohjaus johonkin muuhun tahoon. Seurantatapaamisella kerätään tieto jatko-ohjautumisesta vertaisryhmään osallistumisen jälkeen.
- Vertaisryhmiin osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä.
- Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio ja titteli.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ellei kyse ole ihmiseen kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä. Asiakkailta kyselylomakkeiden avulla kertynyttä taustatietoa voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille tutkijoille, jotka ovat saaneet tutkimusluvan aineiston käyttöön Maria Akatemia ry:ltä. Tutkijoille ei kuitenkaan luovuteta tunnistetietoja, kuten sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita eikä nimiä.
Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin. Rekisteriin on pääsy työtehtävien nojalla ainoastaan hankkeeseen palkatuilla työntekijöillä, jotka työskentelevät Maria Akatemialla sekä hankkeen yhteistyöorganisaation Miina Sillanpään Säätiön alaisuudessa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tilastoivat tiedot käsitellään sähköisessä rekisterissä, joka on suojattu salasanalla.
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisesti lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.
Tietojen arkistointi ja hävittäminen
Läheisenä työelämässä -hankkeen asiakkaiden henkilö- ja asiakastiedot säilytetään ja arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
Itsearviointiin osallistuneiden antama tieto ja palautteet (kerätty anonyymisti) säilytetään sähköisessä rekisterissä, joka on suojattu salasanalla.
Yhteydenottopyynnössä annetut tiedot poistuvat automaattisesti viimeistään 30 päivän jälkeen.
Tiedot päivitetty 17.4.2023