Demeter-työn rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

Rekisterinpitäjä: Maria Akatemia ry

Yhteystiedot: Fredrikinkatu 29 A 3. krs, 00120 Helsinki, puh 09 7562 2250

Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Sari Nyberg

Rekisterin nimi: Maria Akatemia ry:n Demeter-työmuodon toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

· Avoin linja -puhelinpäivystykseen soittavalta kysytään nimi, puhelinnumero, kotipaikkakunta ja ikä. Tietojen antaminen ei ole pakollista, mutta mikäli haluaa päästä yksilökeskusteluihin ja vertaisryhmiin tulee puhelinpäivystyksessä antaa tiedot.

· Kartoittavissa yksilökeskusteluissa kerätään/tarkennetaan (mikäli tiedot tai osa tiedoista on annettu jo puhelinpäivystyksessä) seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite, ikä ja puhelinnumero. Tietojen antaminen on pakollista.

· Vertaisryhmiin osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista.

· Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantaja ja ammatti. Tietojen antaminen on pakollista.

Rekisterin käyttötarkoitus

· Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon. Ikä- ja kotipaikkakuntatietoja voidaan käyttää tutkimusaineistona.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ellei kyse ole ihmiseen kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä. Asiakkailta kyselylomakkeiden avulla kertynyttä taustatietoa voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille tutkijoille, jotka ovat saaneet tutkimusluvan aineiston käyttöön Maria Akatemia ry:ltä. Tutkijoille ei kuitenkaan luovuteta sähköpostiosoitteita eikä nimiä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisesti lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

· Demeter-työmuodon asiakkaiden henkilötiedot säilytetään ja arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

· Itsearviointiin osallistuneiden antama tieto (kerätty anonyymisti) säilytetään Maria Akatemia ry:n toimitiloissa lukkojen takana, ja jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

· Koulutusten henkilötiedot säilytetään asiakas- ja yhteistyösuhteiden ylläpitoa varten.

· Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen.