Demeter-työn rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin kerätään tietoa Demeter -toimintaan osallistuvilta. Toiminnan tavoitteena on auttaa ja tukea naisia, jotka käyttävät tai pelkäävät käyttävänsä väkivaltaa. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja kehittämiseen sekä arviointiin ja jatkopoluille ohjaamiseen. Rekisteritietoja käytetään myös toiminnan tulosten ja vaikutusten tilastointiin, jolloin yksittäistä rekisteröityä ei voi tunnistaa.
Rekisterinpitäjä: Maria Akatemia ry, Y-tunnus: 2034635-9
Yhteystiedot: Malmin raitti 17 B 2. krs, 00700 Helsinki, puh 09 7562 2250
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Sari Nyberg
Rekisterin nimi: Maria Akatemia ry:n Demeter-työmuodon toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot
Rekisterin tietosisältö
Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:
- Avoin linja -puhelinpäivystykseen soittavalta kysytään nimi, puhelinnumero, kotipaikkakunta ja ikä. Tietojen antaminen ei ole pakollista, mutta mikäli haluaa päästä yksilökeskusteluihin ja vertaisryhmiin tulee puhelinpäivystyksessä antaa tiedot. Lisäksi puhelinpäivystyksessä kirjataan yhteydenoton syy.
- Kartoittavissa yksilökeskusteluissa kerätään/tarkennetaan (mikäli tiedot tai osa tiedoista on annettu jo puhelinpäivystyksessä) seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite, ikä ja puhelinnumero. Tapaamisista kirjataan lyhyt yhteenveto, josta ilmenee tapaamispäivämäärät sekä ohjautuminen ryhmätoimintaan tai mahdollinen palveluohjaus johonkin muuhun tahoon.
- Vertaisryhmiin osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Toiminnassa kerättyä arviointitietoa käytetään tulosten ja vaikutusten tilastointiin, josta yksittäistä rekisteröityä ei voi tunnistaa.
- Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantaja ja ammatti.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ellei kyse ole ihmiseen kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä. Asiakkailta kyselylomakkeiden avulla kertynyttä taustatietoa voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille tutkijoille, jotka ovat saaneet tutkimusluvan aineiston käyttöön Maria Akatemia ry:ltä. Tutkijoille ei kuitenkaan luovuteta sähköpostiosoitteita eikä nimiä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tilastoivat tiedot käsitellään sähköisessä rekisterissä, joka on suojattu salasanalla.
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisesti lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.
Tietojen arkistointi ja hävittäminen
- Demeter-työmuodon asiakkaiden henkilötiedot säilytetään ja arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
- Itsearviointiin osallistuneiden antama tieto (kerätty anonyymisti) säilytetään Maria Akatemia ry:n toimitiloissa lukkojen takana, ja jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.
- Koulutusten henkilötiedot säilytetään asiakas- ja yhteistyösuhteiden ylläpitoa varten.
Tiedot päivitetty 7.6.2022