Vankemmaksi -hankkeen rekisteri- ja tietosuojaseloste - Maria Akatemia | Ihmisten ja yhteisöjen kasvun asiantuntija

Rekisteri- ja tietosuojaseloste / Vankemmaksi

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin kerätään tietoa Vankemmaksi -hankkeeseen osallistuvilta. Hankkeen tavoitteena on tukea psyykkisesti oireilevien 12-24-vuotiaiden nuorten vanhempia. Hankkeen toimintamuotoja ovat kartoittavat yksilökeskustelut, pariskuntatyöskentely, mentoritoiminta sekä ammatillisesti ohjatut vertaisryhmät. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja kehittämiseen sekä jatkopoluille ohjaamiseen. Muuta kerättyä tietoa käytetään anonyymisti tulosten ja vaikutusten osoittamiseen rahoittajalle sekä tutkimuskäyttöön.

Rekisterinpitäjä: Maria Akatemia ry

Yhteystiedot: Malmin raitti 17 B 2. krs, 00700 Helsinki, puh 09 7562 2250

Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Sari Nyberg

Rekisterin nimi: Maria Akatemia ry:n Vankemmaksi -hankkeen toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

Kartoittaviin yksilökeskusteluihin tai pariskuntatyöskentelyyn ilmoittautumisen yhteydessä sähköpostin tai ajanvarausjärjestelmän kautta kerätään seuraavat pakolliset henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi vapaaehtoisena tietona voi antaa kotikaupungin sekä laittaa viestin työntekijälle.
Kartoittavissa yksilökeskusteluissa ja pariskuntatyöskentelyssä kerätään/tarkennetaan seuraavat henkilötiedot: asuinmaakunta, sukupuoli, ikä, perhemuoto ja oireilevan lapsen ikä. Tapaamisista kirjataan lyhyt yhteenveto, josta ilmenee tapaamispäivämäärät sekä ohjautuminen ryhmätoimintaan tai mahdollinen palveluohjaus johonkin muuhun tahoon.
Vertaisryhmiin osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Mentorointikoulutukseen ja mentoritoimintaan osallistuvilta kysytään nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotipaikkakunta sekä lyhyt kuvaus omasta taustasta sekä kiinnostuksesta mentorointiin.
Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite. Lisäksi osallistuja voi kertoa organisaationa ja tittelinsä.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ellei kyse ole ihmiseen kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä. Asiakkailta kyselylomakkeiden avulla kertynyttä taustatietoa voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille tutkijoille, jotka ovat saaneet tutkimusluvan aineiston käyttöön Maria Akatemia ry:ltä. Tutkijoille ei kuitenkaan luovuteta tunnistetietoja, kuten sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita eikä nimiä.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin. Rekisteriin on pääsy työtehtävien nojalla ainoastaan hankkeeseen palkatuilla työntekijöillä, jotka työskentelevät Maria Akatemiassa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tilastoivat tiedot käsitellään sähköisessä rekisterissä, joka on suojattu salasanalla.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisesti lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

Vankemmaksi -hankkeen asiakkaiden henkilö- ja asiakastiedot säilytetään ja arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Itsearviointiin osallistuneiden antama tieto ja palautteet (kerätty anonyymisti) säilytetään sähköisessä rekisterissä, joka on suojattu salasanalla.

Vello-ajanvarausjärjestelmän lomakkeessa annetut tiedot poistetaan 30 päivän jälkeen.

Tiedot päivitetty 19.3.2024